Stel geen aparte contactfunctionarissen aan, maar maak van iedereen een relatie manager.
Het is een beproefd recept. Binnen elke organisatie zijn er inhoudelijke experts, die ondersteund worden door, of samenwerken met, functionarissen met de speciale taak om contact met de buitenwereld te onderhouden. Ze heten account- of relatiemanager of woordvoerder of communicatieadviseur. Het zijn heel belangrijke banen, van contact met de buitenwereld kan er nooit genoeg zijn. Toch zit er iets vreemds en ongemakkelijks aan deze wijze van organiseren.
Binnen doorwerken?
Betekent professionals aanwijzen voor het contact met buiten, dat de overige professionals gewoon binnen kunnen doorwerken? Ik constateer dat dit helaas vaak het geval is, wat negatieve effecten geeft. Beter is het wanneer iedereen de taak of misschien zelfs wel plicht krijgt een warm netwerk op te zetten of te onderhouden. Elke manager wordt relatiemanager, elke functionaris is een contactfunctionaris. Bij het bespreken van belangrijke onderwerpen kan het eigenlijk niet zo zijn dat bepaalde kennis afwezig is omdat zij werkzaam zijn bij de ‘backoffice’. En wie bij die backoffice werkt nooit hoeft deel te nemen aan netwerkoverleg. Ik weet niet wie de termen en het concept ‘frontoffice’ en ‘backoffice’ ooit bedacht heeft, maar het was een hele slechte vondst.
Clubhuis voor een kop thee
Ik begeleidde jaren terug een introductiebijeenkomst voor nieuwe medewerkers bij een provincie. Een senior nam het woord en sprak de nieuwkomers vol enthousiasme toe. ‘Welkom bij je nieuwe werkgever. Beschouw je kantoor vooral als een clubhuis waar je af en toe een kop thee drinkt. Mijn advies is om snel een leuke groep op te bouwen met partners van elders. Het enige wat je vervolgens hoeft te doen is te genieten van de gratis adviezen. En je te bekwamen in emotie-management, zorgen dat die groep wat bij elkaar blijft en het gezellig blijft. Daar hoort dus leren koffieschenken ook bij’. Het is verreweg het beste bestuurskundige verhaal dat ik ooit heb gehoord.