Naast ‘love’ is wat mij betreft ook ‘strategy is all you need’. Vergeef me, maar ik moet altijd even glimlachen over die verhalen over op herhaling dingen doen. Strategie? De laatste keer dat we die hadden was uit de jaren zestig van de vorige eeuw.
Routine ligt altijd op de loer, zeker als het gaat om relatief succesvolle activiteiten. Gelukkig is dan altijd iets wat opschrikt en wakker houdt. Als het gaat om het organiseren en begeleiden van ‘conferenties’ is dat de opkomst van het hybride evenement. Gelukkig wordt ook daar volop over geschreven en nagedacht, zoals recent door Ben Godor, in ‘Transitioning to virtual and hybrid events’ uit 2021. Naast allerlei technische details is daarbij de vraag naar ‘kannabilisering’ spannend. Als je bijvoorbeeld in de ochtend een spannende online ontmoeting hebt, hoe krijg je dan deelnemers ‘in de wielen’ om later op de dag deel te nemen aan een fysiek evenement. Een simpele oplossing is in ieder geval op die locatie een monitor te hebben staan, voor diegenen die er al vroeger zijn.
Bij conferenties evenementen is altijd sprake van schaarste. Er zijn te veel evenementen, voor te weinig deelnemers. Dit leidt tot een verfrissende wapenwedloop. Wie drijft op routine komt van een koude kermis thuis, er zijn te weinig deelnemers en ze waarderen het evenement slecht.
Wat loont is om eens goed te kijken naar inzichten over ‘experience’ en ‘branding’. Modieuze termen maar toch wel boeiend. Wat hebben die te bieden als het gaat om de strategie voor geslaagde evenementen, zeker wanneer online en fysiek worden gecombineerd? Aansprekend is een verhaal van Nicholas Webb uit 2016 met als inzet ‘how to create relevant and memorable experiences at every touchpoint? Strategisch aan de slag? Benader het vanuit ‘touchpoints’, momenten van contact met (potentiële) deelnemers.
Het blijft nog steeds – gelukkig – een kwestie van creativiteit en improvisatie om iets te maken dat relevant en onderhoudend is. Toch zijn er wel een paar strategische eye-openers!
Vergeet begin en einde niet
De focus ligt vaak op het core-touchpoint. De deelnemers zijn al binnen en er moet geleerd en samengewerkt worden. Naar dit onderdeel van ‘het script’ gaat veel aandacht. Welke thema’s, welke sprekers, welke werkvormen enzovoort. Twee touchpoints komen er vaak wat bekaaider af, de pre-touch fase en de last-touch fase.
Wat verzin je om de spanning op te voeren en deelnemers te verleiden en binden. Maar ook; wat doe je aan het slot en aan de fase na de ‘meeting’.
Als gaat om het pre-moment is belangrijk hoe je hoort over de bijeenkomst en de inhoud. De online-aanpak biedt veel kansen, door filmpjes, een poll, de gelegenheid om vooraf wensen in te dienen en vragen te stellen. We zijn nu meer dan ooit getraind om daarnaar te kijken of mee te doen.
Nieuwe strategische spelregels zijn ‘maak het persoonlijk’ en vooral ‘doe je huiswerk’, wat zijn de zaken waar potentiële deelnemers vooral van houden. Om die pre-fase echt goed op te zetten is op tijd beginnen noodzaak.
Als het gaat om de last-touch is belangrijk echt iets mee te geven, van persoonlijke foto’s of films tot waardevolle informatie. Wat nog weinig wordt gedaan is voordeel te doen van de kennismaking en de (inhoudelijke) wensen die ook na de ontmoeting vervuld kunnen worden. Een conferentie stopt niet bij het ‘het dankwoordje’.
Meer dan risicomanagement
Als gaat om de core-touch is de levensgrote valkuil van een te grote focus op ‘het mag niet misgaan’. Conferentie-management als risicomanagement. Dat vertaalt zich dikwijls in strakke draaiboeken en planning. Touch staat echter voor ‘raken’, en dan werkt plezier, het onverwachte en ja, improvisatie vaak beter. Veel beter zelfs. Wie meer biedt dan verwacht, maakt meestal vrienden.
#strategischeverhalen /4