‘RUIMTE MAKEN VIA VERHALEN’
1 INTRODUCTIE
In vele lokale coalitieakkoorden is het gelukkig terug te vinden en wordt het benadrukt, het belang van een regionaal Haagse samenwerkingsagenda voor de fysieke leefomgeving! Dit is maar een zinnetje, waar voor de goede verstaander een wereld van transpiratie en inspiratie in terug te vinden is. Verder kijken dan lokale acute fysieke vraagstukken en vanuit gedeelde waarden werken aan gezamenlijke en lange termijn oplossingen, het is allesbehalve een uitgemaakte zaak.
Tijd om te vieren en – lichte – tevredenheid moet er altijd zijn, maar de volgende uitdaging ligt alweer klaar. Het is weer tijd voor een nieuwe bestuurlijke spelronde, en het liefste een waar de lat weer wat hoger ligt.
Inhoud en inspirerende vorm
Daarbij is naast inhoudelijke kwaliteit en innovatie ook een inspirerende vorm van samenwerking een sterk wapen. Deelnemers moeten ook persoonlijk gemotiveerd en ‘getriggerd’ worden om die inspanning te leveren. De procedure en procesmatige samenwerking heeft ook altijd een symbolische dimensie. Herhaling van zetten geeft – heel subtiel – ook de verkeerde boodschap, net zoals nieuwere vormen ook iets vertellen over een toekomstgerichte blik!
In oktober, er liggen daar twee data voor, vindt een inspirerende, toekomstgerichte bestuurders/management sessie plaats, in het mooie Leidschendam-Voorburg.
Eelco Koolhaas (Ministerie van Verhalen) bestuurskundige en ervaren facilitator is gevraagd dit op passende wijze te begeleiden. Met daarbij als ‘eis’ dat de deelnemers het ervaren als ‘hun bijeenkomst’, qua inhoud maar ook door een actieve betrokkenheid. Anders geformuleerd, de deelnemers moeten niet alleen enigszins verrast en geïnspireerd worden, maar ook uitdrukkelijk zelf hun verhaal kwijt kunnen! Een optie is daarbij dat de korte meeting de opmaat vormt voor een gezamenlijk werkbezoek, maar daarover wordt nog beslist.
2 AANPAK
Graag nemen we de uitdaging aan! Waarbij we ‘het verhaal kwijt kunnen’ letterlijk als uitgangspunt nemen, met ook een tastbaar en resultaat erbij (een korte verhalenbundel als aandenken en blijvende inspiratiebron!). Niets verbindt zoals maken en luisteren naar verhalen en die ook zelf samen maken!
Het motto is ”Ruimte maken via Verhalen’. Dat heeft een allereerst een inhoudelijke kant. Bewust wordt ingezet op verschillende typen verhalen. Verhalen bijvoorbeeld over ambities, het belang van (verdere) regionale samenwerking, empathie voor een gekozen aanpak, verhalen over de noodzaak van verandering, leerzame verhalen of verhalen om iets te vieren! Als het gaat om samenwerking en de fysieke leefomgeving is van alles mogelijk.
Als het gaat om de vorm kiezen we voor een mix van methoden, er zijn zeer diverse methoden om een verhaal te presenteren, van film, interview, panelgesprek tot aan korte spelvorm zoals een quiz.
De deelnemers zijn zeer druk en hebben niet de tijd om lange tijd te steken in de ontwikkeling van verhalen (hoezeer ze dat wellicht persoonlijk wel zouden willen).
Typen verhalen
Daarvoor maken we samen met een team van de opdrachtgever een keuze naar de verdeling van verhalen naar thema en beoogde functie. Welke deelnemers komen aan bod met welke boodschap? Zo maken een helder schema met a deelnemers b thema’s c functies. Dat is wellicht even puzzelen, maar goed te doen!
Gevarieerde vormen
Een goede sessie zorgt altijd voor variatie, niet alleen qua inhoud maar wat ons betreft ook enigszins qua vorm. Daarvoor ontwikkelen we een sprekend aanbod. Dat omvat een kort filmpje, een duo interview, een quiz met toelichting, een panelgesprek, elkaar ondervragen (!!), een presentatie via illustraties en foto’s. Deelnemers kunnen intekenen, waarna we een tijdsschema maken! We helpen alle deelnemers met die vormgeving (van film tot illustraties). En zorgen dus ook dat na afloop een mooi een eenvoudig maar mooi geïllustreerd online aandenken klaar is.
Denkbaar is overigens dat deze verhalende presentatievorm zo goed bevalt, dat het ook voor meerdere edities in de toekomst te gebruiken is (‘ruimte maken via verhalen’)!
Interactie!
Natuurlijk draait het – hoe belangrijk ook – niet alleen om vertellen en luisteren. De spelregel is dat de verhalen, hoe mooi en belangrijk ook, steeds kort en puntig zijn. De facilitator bewaakt dit actief. Er wordt gewerkt met verschillende en aansprekende vormen van publieksinteractie, variërend van de bekende vragen tot het gezamenlijk aanvullen van het verhaal. Verhalen maken doe je altijd samen, net zoals regionale samenwerking!
Toekomst, afsluiting
De bijeenkomst van anderhalf uur wordt afgerond met een korte vooruitblik op de toekomst van de regionale samenwerking, via het model van het open podium!
3 ORGANISATIE
De bijeenkomst wordt gefaciliteerd door Eelco Koolhaas, die ook zorgt voor afstemming met een team van de opdrachtgever en waar nodig de vertellers (in ieder geval ook via briefings). De kosten van deze productie zijn 3500 euro ex BTW.
Onze teamleden maken de materialen, we hebben daarvoor een filmer, een illustrator en een vormgever ter beschikking. De kosten zijn daarvan maximaal 2000 euro ex BTW. We declareren alleen de reëel gemaakte kosten en zullen dit zorgvuldig verantwoorden. Wanneer meerdere deelnemers een kort filmpje willen hebben, zullen we wellicht even overleggen over bijstelling van dit budget!
NB Ministerie van Verhalen staat bij Kvk ingeschreven als:
BELEIDSTHEATER
2e Louise de Colignystraat 14
2595 SR ‘s-Gravenhage
Nederland
KvK: 27186020
Tel: 0031 (0) 6 15 55 65 65
Banknaam ING
IBAN Rekeningnummer NL 53INGB000 90.74.192 ten name van Beleidstheater